용인흥신소

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회사 다니면서 기업메일 계정을 한 번쯤은 직접 만들어 본 사람이라면 알 거다. 개인 메일처럼 가입하면 끝이 아니라 도메인부터 세팅하고, 스팸 필터 걸고, 백업 주기를 정하는 것까지 손이 꽤 간다. 나도 첫 직장에서 총무 업무를 겸하면서 이걸 혼자 다 떠안았는데, 그때 몰라서 돈을 꽤 날렸다.

처음엔 무료로 풀린 협업 툴에 딸린 메일 기능을 썼다. 계정 10개까지는 공짜였는데, 직원이 12명으로 늘어나는 순간부터 1인당 월 7,000원씩 청구됐다. 1년이면 84만원이다. 여기에 백업 솔루션을 따로 붙이니까 30만원이 더 나갔다. 나중에 다른 업체 견적을 받아보니 같은 인원에 연 90만원대, 백업 포함이었다. 3년 치로 계산하면 70만원 넘게 차이가 났다. 그때 알았다. 기업메일은 기능보다 단가 구조를 먼저 봐야 한다는 걸.

단가만 보면 안 되는 게 또 있다. 메모회사메일리나 반도체, 전자기업메일부품처럼 거래처와 메일주소만들기견적서, 발주서를 무료메일주고받는 업종은 첨부파일 용량이 생각보다 크다. 데이터시트 하나가 20MB를 넘기도 한다. 무료 요금제는 첨부 10MB 제한이 걸려 있어서, 부품 리스트를 보내려다 계속 반송되는 일이 생긴다. 결국 외부 링크로 우회하게 되는데, 거래처 담당자가 링크를 안 열어보는 경우도 많다. 메일 하나 때문에 발주 타이밍을 놓치면 그 손해는 월 구독료 몇 만원과 비교가 안 된다.

그래서 요즘은 업체 선정할 때 세 가지를 먼저 확인한다. 첫째, 계정당 요금이 인원 증가에 따라 계단식으로 뛰는지. 둘째, 첨부 용량과 보관 기간이 어느 정도인지. 셋째, 장애가 났을 때 전화로 사람을 붙일 수 있는지다. 세 번째가 은근히 중요하다. 메일 서버가 죽으면 영업이 멈추는데, 채팅 상담만 있는 곳은 답이 오기까지 반나절이 걸린다. 전화번호 하나 걸어 바로 통화되는 곳과 그렇지 않은 곳의 차이는 실제로 겪어보면 크다.

메일 주소 하나 바꾸는 데도 거래처에 공지 돌리고, 기존 메일함 이관하고, 서명 템플릿 다시 만드는 데 꼬박 이틀이 걸렸다. 처음부터 인원과 업무 성격을 기준으로 고르면 이 이틀을 아낄 수 있다. 계정 수가 10명 안팎이면 저렴한 요금제로 시작하되, 첨부 용량과 전화 지원 여부는 타협하지 않는 쪽을 권한다.