용인흥신소

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중소기업 구매팀에서 3년 넘게 부품 발주를 담당했어요. 그때 가장 답답했던 게 기업메일 보내고 답이 안 오는 상황이었죠.

메모리나 반도체, 전자부품 유통업체에 견적 요청 메일을 보내면 하루 이틀은 조용합니다. 세 번씩 재발송해도 마찬가지였어요. 처음엔 업체가 우리 회사를 작게 보는 건가 싶어서 서운하기도 했는데, 나중에 알고 보니 메일함 자체가 마비되는 구조더군요.

지난해 마이크로웍스 코리아라는 유통전문기업에 DDR4 모듈 견적을 문의했을 때도 똑같았어요. 월요일 오전에 기업메일로 수량과 희망 납기를 적어 보냈는데 목요일까지 회신이 없었습니다. 결국 대표번호로 전화를 걸었죠. 02-6112-7321. 통화한 지 2분 만에 재고와 단가를 확인해 줬어요. 메일로는 나흘 걸릴 일이 전화로는 점심시간 전에 끝난 겁니다.

왜 이런 일이 생길까요. 유통업체 영업 담당자 한 명이 하루에 받는 기업메일이 백 통을 넘는다고 합니다. 그중 절반은 스팸이고, 나머지 절반도 제목만 대충 훑고 넘어가기 일쑤예요. 특히 본문에 업체명과 품번, 수량, 납기 조건이 뒤섞여 있으면 읽는 사람 입장에서 우선순위를 잡기 어렵습니다.

그래서 제가 정착시킨 방법이 있어요. 첫째, 제목 맨 앞에 품목과 수량을 숫자로 박아 넣습니다. 예를 들어 삼성 DDR4 8GB 500개 견적 요청 같은 식이죠. 둘째, 본문 첫 줄에 회사명과 담당자 연락처를 적습니다. 셋째, 메일 본문 끝에 전화번호를 한 번 더 남깁니다. 답장이 안 오면 언제든 전화 달라는 뜻이에요.

이렇게 바꾸고 나서 회신율이 확 올라갔어요. 열 통 보내면 예전엔 두세 통 답장이 왔는데 지금은 여섯 통 이상 옵니다. 물론 전화가 가장 빠른 무료메일건 여전합니다. 급회사메일한 건은 메일 쓰고메일주소만들기 30분 뒤에 전화기업메일하는 게 제일 확실했어요.

기업메일은 보내는 사람 입장보다 받는 사람 입장에서 설계해야 한다는 걸 3년 동안 뼈저리게 배웠습니다. 지금도 새 업체에 문의할 때면 제목부터 다시 봅니다. 그 한 줄이 답장을 부르는지, 휴지통을 부르는지 갈리니까요.