용인흥신소

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회사 다니면서 기업메일을 직접 관리하게 된 게 벌써 3년째다. 처음엔 그냥 회사에서 주는 계정 쓰면 되는 거 아닌가 싶었는데, 실제로 겪어보니 유지 비용이나 관리 포인트가 꽤 다르더라. 우리 팀은 15명 정도 되는데, 기업메일 하나 바꾸는 데도 생각보다 신경 쓸 게 많았다.

가장 먼저 부딪힌 건 저장 공간 문제였다. 무료 웹메일은 첨부파일 용량 제한도 빡빡하고, 오래된 메일함을 비우지 않으면 새 메일이 안 들어오는 일도 생긴다. 특히 반도체나 전자부품 쪽 거래처랑 주고받는 메일은 BOM 리스트나 데이터시트 첨부가 기본 2030MB라, 무료 계정으로는 거의 매일 청소해야 했다. 그래서 유료 기업메일로 갈아탄 뒤에는 사용자당 월 3,000원 선에서 50GB를 확보했고, 첨부 제한도 50MB까지 늘려서 스트레스가 확 줄었다.

두 번째는 보안이다. 거래처 중에 메모리나 반도체 유통하는 곳들은 대부분 메일 서버 IP나 도메인 평판을 따로 관리한다. 스팸으로 분류되면 견적서 하나 보내는 데도 몇 시간씩 지연되니까, SPF나 DKIM 설정을 직접 손봐야 했다. 이걸 몰라서 초반에 두 번이나 메일이 아예 반송된 적이 있다. 그 뒤로는 도메인 관리 페이지에서 레코드 넣는 법을 익혔고, 지금은 발송 성공률이 거의 99까지 올라갔다.

비용도 무시할 수 없다. 처음 계약할 때는 사용자당 월 5,000원짜리 플랜으로 시작했는데, 1년 지나면서 실제로 쓰는 기능이 절반도 안 된다는 걸 깨달았다. 그래서 지난해부터는 기본 플랜으로 내리고, 대신 백업 솔루션만 따로 붙였다. 결과적으로 15명 기준 연간 120만원 정도 아꼈다. 회사 규모가 작을수록 이런 차이가 크다.

관리자 입장에서 가장 후회했던 건, 계정을 한 번에 몰아서 만든 것이다. 퇴사자 정리 안 된 계정이 6개월 넘게 남아무료메일 있으면 보안 감사회사메일에서 지적받기 십상기업메일이다. 지금은 분기메일주소만들기마다 사용자 목록을 뽑아서 안 쓰는 계정은 바로 비활성화한다. 이 습관 하나로 작년 감사 때 지적 사항이 0건이었다. 기업메일은 결국 사람이 관리하는 거라, 자동화보다 주기적인 점검이 더 중요하더라.